Gerenciar suas tarefas diárias pode ser desafiador, mas a metodologia GTD® (Getting Things Done) de David Allen oferece um sistema simples e eficaz para manter tudo em ordem. Quer você prefira o uso de aplicativos modernos ou o bom e velho caderno, este guia passo a passo ajudará você a organizar suas prioridades diárias de forma eficiente.
Lembre-se: Suas prioridades são as tarefas que têm um impacto significativo em sua vida. Ao criar suas prioridades diárias, leve em consideração não apenas a urgência das tarefas, mas também como elas contribuem para seus objetivos de longo prazo, bem-estar pessoal e profissional.
Para garantir que você esteja focando no que realmente importa, suas prioridades devem ser destacadas de sua lista completa de ações e próximas ações. Revise esta lista diariamente para identificar e selecionar as tarefas mais importantes e impactantes. Isso garante que você está sempre trabalhando nas atividades que realmente fazem a diferença, mantendo seu progresso alinhado com seus objetivos maiores.
Atente-se a esses passos para a saúde da sua lista de tarefas diárias:
- Capture Tudo
Comece capturando todas as suas tarefas, ideias e compromissos em uma “caixa de entrada”. Isso pode ser feito em um caderno ou em um aplicativo como Todoist ou Microsoft To Do. O importante é ter um único local onde você armazena tudo que precisa de sua atenção.
- Processe
Revise os itens da sua caixa de entrada regularmente e decida o que fazer com cada um:
Ação Imediata: Se a tarefa leva menos de dois minutos, faça imediatamente.
Delegar: Se a tarefa pode ser feita por outra pessoa, delegue.
Postergar ou Arquivar: Se não exige ação imediata, agende para depois ou arquive para referência futura.
- Organize
Organize as tarefas processadas em listas apropriadas:
Projetos: Tarefas que requerem múltiplas ações.
Próximas Ações: Ações específicas que precisam ser feitas.
Aguardando Resposta: Itens que você delegou e está esperando retorno.
Algum Dia/Talvez: Ideias ou projetos futuros que você não está pronto para iniciar.
No caderno: Use diferentes seções ou páginas para cada categoria. Marque as páginas com abas ou cores para fácil acesso.
Nos aplicativos: Crie listas ou etiquetas para cada categoria. A maioria dos aplicativos permite adicionar datas de vencimento e lembretes.
- Priorize
Revise sua lista completa de ações todos os dias e selecione as tarefas mais importantes que impactam sua vida:
Contexto: Onde você está e o que você pode fazer nesse local.
Tempo Disponível: Quanto tempo você tem disponível.
Energia: Sua disposição e energia para realizar determinadas tarefas.
Prioridade: A importância e urgência das tarefas.
No caderno: Destaque as tarefas prioritárias com asteriscos, sublinhados ou marcadores coloridos.
Nos aplicativos: Use funcionalidades como etiquetas de prioridade, cores ou categorias de alta, média e baixa prioridade.
- Execute
Agora que você tem suas prioridades diárias definidas, é hora de agir:
Concentre-se: Evite distrações e mantenha o foco nas tarefas que você selecionou como prioritárias.
Revise e Atualize: Ao longo do dia, marque as tarefas concluídas e ajuste a lista conforme necessário.
No caderno: Risque as tarefas concluídas ou use um marcador para indicá-las como feitas. Isso oferece uma sensação tangível de progresso.
Nos aplicativos: Marque as tarefas como concluídas. Muitos aplicativos oferecem feedback visual satisfatório, como animações ou sons, quando você completa uma tarefa.
- Revisão Semanal
Reserve um tempo semanalmente para revisar todas as suas listas:
Verifique os projetos em andamento e suas próximas ações.
Atualize a lista de Aguardando Resposta.
Avalie os itens de Algum Dia/Talvez e decida se algum pode ser movido para Próximas Ações.
Seguindo estes passos, você pode utilizar tanto ferramentas digitais quanto físicas para gerenciar suas prioridades diárias de acordo com a metodologia GTD®. Escolha o método que melhor se adapta ao seu estilo de trabalho e aproveite a satisfação de ver suas tarefas sendo concluídas de maneira organizada e eficiente.
Por: Manoel Messias – Instrutor GTD®, Autoliderança e Hábitos Atômicos
